Compliance laboral para pymes: obligaciones imprescindibles en 2026

Por qué el compliance laboral ya no es opcional

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha incrementado notablemente su actividad en los últimos años. En 2025 se tramitaron más de 1,2 millones de actuaciones inspectoras, con especial foco en pymes de entre 10 y 100 trabajadores. Las sanciones pueden ir desde unos centenares de euros por infracciones leves hasta 225.018 € por infracciones muy graves.

Muchos empresarios confunden “no me han pillado nunca” con “estoy cumpliendo”. Son cosas muy distintas. Este artículo recorre las principales obligaciones laborales que toda pyme debe tener en orden en 2026.

Checklist de obligaciones laborales por tamaño de empresa

Todas las empresas (independientemente del tamaño)

Registro diario de jornada

Obligatorio desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019). Todas las empresas deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, conservar esos registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de trabajadores, sus representantes y la Inspección.

No existe un sistema concreto obligatorio: puede ser papel, app, fichero Excel, sistema biométrico, tarjeta magnética… Lo que no puede existir es su ausencia. Multa por incumplimiento: de 626 € a 6.250 €.

Protocolo de acoso laboral y acoso sexual

Obligatorio para todas las empresas sin excepción de tamaño (Ley Orgánica 3/2007 y criterio técnico 104/2021 de la ITSS). Debe incluir el procedimiento de denuncia interna, el proceso de investigación y las garantías de confidencialidad para la persona denunciante.

Muchas pymes pequeñas creen que esto solo aplica a grandes empresas. Es incorrecto. La ausencia de protocolo es una infracción grave.

Prevención de riesgos laborales (PRL)

La Ley 31/1995 de PRL obliga a todas las empresas, desde la más pequeña, a evaluar los riesgos de cada puesto de trabajo, adoptar medidas preventivas, formar e informar a los trabajadores y llevar a cabo la vigilancia de la salud (reconocimientos médicos). Para empresas de hasta 10 trabajadores, el propio empresario puede asumir la función preventiva si tiene la formación adecuada. Las de más de 10 deben contar con servicio de prevención propio, ajeno o mancomunado.

Alta y cotización correcta de todos los trabajadores

Parece obvio, pero el empleo no declarado y la infracotización siguen siendo las infracciones más frecuentes. Cada trabajador debe estar dado de alta en Seguridad Social antes del inicio de la prestación de servicios.

Contratos escritos

Todos los contratos de duración determinada (y cualquier modificación sustancial) deben constar por escrito. Los contratos indefinidos también se recomienda formalizarlos por escrito, aunque no sea obligatorio.

Nóminas y liquidaciones correctas

Las nóminas deben reflejar correctamente el salario bruto, los conceptos extrasalariales, las retenciones de IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social. La empresa debe conservar las nóminas durante cuatro años.

Calendario laboral

Obligatorio exponerlo en lugar visible del centro de trabajo. Debe incluir los días festivos nacionales, autonómicos y locales.

Empresas con más de 10 trabajadores

Representación legal de los trabajadores (RLT)

A partir de 10 trabajadores, los empleados tienen derecho a elegir delegados de personal (1 delegado de 10 a 30 trabajadores; 3 de 31 a 49). A partir de 50 trabajadores, se constituye comité de empresa.

Empresas con 50 o más trabajadores

Plan de igualdad

Obligatorio desde el Real Decreto-ley 6/2019. Las empresas con 50 o más personas trabajadoras deben negociar, aprobar, registrar en el REGCON (Registro de Convenios Colectivos) e implementar un plan de igualdad. Tiene una vigencia máxima de cuatro años, tras la cual debe renovarse. La ausencia o incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 225.018 €.

Canal de denuncias interno

La Ley 2/2023 de protección de informantes transpone la Directiva Whistleblowing europea. Las empresas con 50 o más trabajadores deben disponer de un canal de denuncias confidencial que permita comunicar incumplimientos del derecho de la UE y del derecho español. El canal puede ser interno o externalizado.

Plazo para empresas de 50-249 trabajadores: desde el 1 de diciembre de 2023. Para empresas de más de 249 trabajadores: desde el 13 de junio de 2023.

Sanción por incumplimiento: de 1.001 € a 1.000.000 € según gravedad.

Auditoría de igualdad retributiva

Las empresas con 50 o más trabajadores que tengan plan de igualdad deben incluir en él una auditoría retributiva que analice la brecha salarial entre hombres y mujeres.

Empresas con 100 o más trabajadores

Registro salarial

Aunque técnicamente aplica a todas las empresas, las de más de 100 trabajadores están sujetas a una mayor exigencia de detalle. El registro salarial debe recoger los valores medios de los salarios, los complementos y las percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y categoría.

Las cinco sanciones más frecuentes en inspecciones a pymes

1. Ausencia de registro de jornada: infracción grave, de 626 € a 6.250 €.
2. Trabajadores sin alta en la Seguridad Social: infracción muy grave, de 3.126 € a 10.000 € por trabajador.
3. Falta de medidas de PRL: infracción grave, de 2.046 € a 40.985 €.
4. Ausencia de protocolo de acoso: infracción grave, de 626 € a 6.250 €.
5. Incumplimiento del plan de igualdad: infracción muy grave, de 7.501 € a 225.018 €.

Cómo estructurar el compliance laboral en tu pyme

El compliance no tiene que ser un proyecto costoso ni burocrático. Lo esencial es:

Paso 1 — Diagnóstico: revisar qué obligaciones aplican a tu empresa según su tamaño, sector y convenio colectivo.

Paso 2 — Documentación: preparar o actualizar los documentos obligatorios (registro de jornada, protocolo de acoso, evaluaciones de riesgo, contratos, nóminas).

Paso 3 — Implantación: comunicar y formar a los trabajadores. Un protocolo que nadie conoce no cumple su función.

Paso 4 — Mantenimiento: el compliance no es un proyecto puntual. Hay que revisar periódicamente los documentos, actualizar las evaluaciones de riesgo cuando cambian las condiciones de trabajo y renovar el plan de igualdad cada cuatro años.

Paso 5 — Asesoramiento continuo: la legislación laboral cambia con frecuencia. Contar con un asesor laboral que te alerte de los cambios normativos evita costosas sorpresas.

El coste de no cumplir vs el coste de cumplir

Muchas pymes consideran que implementar estas medidas tiene un coste elevado. La realidad es que el coste de una sola sanción por infracción muy grave ya supera con creces la inversión en un buen asesoramiento laboral durante varios años.

La matemática es clara. El compliance laboral es, ante todo, una inversión.

Si quieres saber exactamente qué obligaciones aplican a tu empresa y cuáles tienes pendientes, nuestros asesores laborales pueden hacer un diagnóstico completo y acompañarte en la implantación.