Reservas y resultado de ejercicio: cómo distribuirlos al cierre

Qué es el resultado del ejercicio

Al cierre del ejercicio fiscal (normalmente el 31 de diciembre), la contabilidad de una SL refleja el resultado del ejercicio: la diferencia entre los ingresos y los gastos del período. Si los ingresos superan los gastos, hay beneficio; si ocurre lo contrario, hay pérdida.

Ese resultado aparece en la cuenta de pérdidas y ganancias y, mientras no se decide qué hacer con él, queda provisionalmente recogido en la cuenta contable 129 (Resultado del ejercicio) del balance de situación, en el epígrafe de fondos propios.

La decisión sobre cómo distribuir o aplicar ese resultado la toma la Junta General Ordinaria de socios, que debe celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente al que cierra (antes del 30 de junio para ejercicios que cierran el 31 de diciembre).

Qué se puede hacer con el beneficio

Cuando el ejercicio cierra con beneficio, los socios tienen varias opciones:

1. Reserva legal (obligatoria hasta el límite)

El artículo 274 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) obliga a destinar al menos el 10% del beneficio de cada ejercicio a la reserva legal, hasta que ésta alcance el 20% del capital social.

Ejemplo: SL con capital social de 10.000 €. La reserva legal debe llegar a 2.000 €. Si actualmente la reserva legal es de 1.200 €, hay que dotarla con al menos 800 € más. Si el beneficio del ejercicio es de 25.000 €, hay que destinar mínimo 2.500 € a reserva legal (10%), aunque en realidad solo hacen falta 800 € para alcanzar el tope. En cuanto la reserva supera el 20% del capital, ya no es obligatorio seguir dotándola.

La reserva legal no puede repartirse como dividendos mientras la sociedad esté en funcionamiento. Sí puede usarse para compensar pérdidas (artículo 274.2 LSC) cuando no hay otras reservas disponibles.

Registro contable: cargo en cuenta 129 (Resultado del ejercicio) y abono en cuenta 112 (Reserva legal).

2. Reservas voluntarias

El sobrante del beneficio que no se destina a reserva legal ni a dividendos puede guardarse como reserva voluntaria. No hay un límite máximo, aunque para que sean deducibles de la base imponible del IS en determinados incentivos (como la Reserva de Capitalización) deben cumplir requisitos adicionales.

Las reservas voluntarias refuerzan el patrimonio neto de la sociedad, mejoran la solvencia y la imagen frente a bancos y proveedores, y están disponibles para repartir como dividendos en ejercicios futuros o para compensar pérdidas.

Registro contable: cargo en cuenta 129 y abono en cuenta 113 (Reservas voluntarias).

3. Dividendos

La parte del beneficio que los socios deciden distribuirse. El procedimiento y la fiscalidad de los dividendos se explican en detalle en nuestro artículo sobre reparto de dividendos en una SL. El importe total a repartir no puede superar el beneficio distribuible (beneficio del ejercicio menos la dotación a reserva legal menos las pérdidas de ejercicios anteriores).

Registro contable: cargo en cuenta 129 y abono en cuenta 526 (Dividendo activo a pagar), que después se cancela al hacer el pago efectivo.

4. Compensación de pérdidas de ejercicios anteriores

Si en ejercicios anteriores la sociedad tuvo pérdidas que quedaron acumuladas en el balance (cuenta 121 “Resultados negativos de ejercicios anteriores”), el beneficio actual puede destinarse a compensarlas, total o parcialmente. Esto no es obligatorio, pero es una práctica sana desde el punto de vista contable y necesaria para poder repartir dividendos en condiciones normales.

Registro contable: cargo en cuenta 129 y abono en cuenta 121, reduciendo o eliminando el saldo negativo.

Qué se hace cuando hay pérdidas

Cuando el ejercicio cierra con pérdida, el resultado negativo queda registrado en la cuenta 129 con saldo deudor. En la Junta General, los socios deben decidir qué hacer con esa pérdida:

Opción A: Aplicar las pérdidas a reservas

Si la sociedad tiene reservas voluntarias o la reserva legal supera el 20% del capital, puede compensar la pérdida con esas reservas (en ese orden: primero voluntarias, después parte de la reserva legal que exceda el mínimo obligatorio).

Registro contable: cargo en cuenta 113 (Reservas voluntarias) y abono en cuenta 121 (Resultados negativos de ejercicios anteriores), que después absorbe el resultado del año.

Opción B: Dejar las pérdidas para compensar con beneficios futuros

Si la sociedad no tiene reservas suficientes, la pérdida queda acumulada en la cuenta 121. En ejercicios futuros, cuando haya beneficios, éstos se usarán primero para compensar esas pérdidas antes de poder repartir dividendos.

Atención importante: si las pérdidas acumuladas reducen el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, entra en juego la causa de disolución del artículo 363.1.e) de la LSC. Los administradores deben actuar (disolver, ampliar capital o reducirlo) en el plazo de dos meses. Si no lo hacen, responden personalmente de las deudas posteriores.

Opción C: Reducir el capital social

Si las pérdidas son de cierta entidad, los socios pueden reducir el capital social en la cuantía necesaria para restablecerlo o para reflejar la realidad patrimonial. Esta opción requiere escritura pública, modificación de estatutos e inscripción en el Registro Mercantil.

El proceso contable y documental del cierre

El proceso anual para distribuir el resultado sigue estos pasos:

1. Cierre contable (hasta el 31 de diciembre o fecha de cierre del ejercicio): los contables ajustan todos los asientos, periodifican los gastos e ingresos que corresponden al ejercicio aunque no se hayan cobrado o pagado, y formulan el balance de cierre provisional.

2. Liquidación del Impuesto sobre Sociedades (modelo 200, plazo hasta 25 de julio): la base imponible del IS se calcula sobre el resultado contable, con los ajustes extracontables previstos en la LIS. La cuota líquida se compara con los pagos fraccionados ya realizados (modelo 202) para determinar si hay diferencia a pagar o a devolver.

3. Formulación de cuentas anuales por los administradores (en los tres meses siguientes al cierre, antes del 31 de marzo normalmente): balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (solo para cuentas normales) y memoria.

4. Aprobación en Junta General Ordinaria (dentro de los seis primeros meses): los socios aprueban las cuentas y deciden la distribución del resultado. El acta de la Junta debe recoger el acuerdo de aplicación del resultado.

5. Depósito de cuentas en el Registro Mercantil (en el mes siguiente a la aprobación, antes del 30 de julio si la Junta se celebra antes del 30 de junio): las cuentas anuales se depositan junto con la certificación del acta de aprobación. El incumplimiento acarrea sanciones de 1.200 € a 60.000 €.

Las reservas especiales: más allá de la legal y la voluntaria

Además de la reserva legal y las reservas voluntarias, existen reservas con régimen específico que pueden ser relevantes para optimizar la fiscalidad:

Reserva de capitalización (artículo 25 LIS): permite reducir la base imponible del IS en el 10% del incremento de los fondos propios del ejercicio (básicamente, los beneficios que no se distribuyen). Para acceder a ella, esos fondos propios deben mantenerse durante cinco años en la sociedad. Es una de las deducciones más eficientes disponibles para pymes.

Reserva de nivelación (artículo 105 LIS, solo para empresas de reducida dimensión): permite anticipar bases imponibles negativas futuras, reduciendo la base imponible actual hasta un 10% (máximo 1 millón de euros). Si en los cinco años siguientes hay pérdidas, la reserva se incorpora a la base. Si no hay pérdidas en ese plazo, la reserva se añade a la base del quinto año (es un aplazamiento, no una exoneración).

Reservas para inversiones en Canarias (RIC, solo aplicable en Canarias): permite a las empresas con establecimiento en Canarias reducir la base imponible del IS destinando beneficios a una reserva que debe invertirse en activos aptos en el plazo de cuatro años.

La importancia de un cierre contable bien hecho

Un cierre contable correcto no es solo una obligación legal: es la base sobre la que se toman las decisiones fiscales más importantes del año. Un cierre con errores puede suponer pagar más IS del necesario, dejar incentivos fiscales sin aplicar, o distribuir dividendos que técnicamente no debían repartirse.

Los puntos más críticos del cierre son:

• Correcta periodificación de gastos e ingresos.
• Amortización de los activos fijos (¿se están usando los coeficientes correctos? ¿hay activos que podrían amortizarse de forma acelerada?).
• Provisiones por insolvencias de clientes.
• Aplicación correcta de la reserva de capitalización y la reserva de nivelación.
• Verificación de que todos los gastos deducibles están documentados con facturas correctas.

Si quieres asegurarte de que el cierre contable de tu SL está bien hecho y de que estás aprovechando todos los incentivos fiscales disponibles, nuestros asesores pueden acompañarte en el proceso de cierre y formulación de cuentas.